Un (e) Charge senior aux Operations

  • Temps plein
  • Bamako

MERCY CORPS

Avis de Recrutement

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement qui aide les populations touchées par les crises à les transformer en opportunités de réaliser leur potentiel.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de:

Bureau de Bamako 

Réf MC1811– Un (e) Charge senior aux Operations pour son Bureau de Bamako, Mali.

Hiérarchisation du poste : Responsable des Operations & Point Focal Sécurité.


Résumé du Poste :
 

Sous la supervision du country Operations Manager, Le Senior Operations Officer est un poste senior de Mercy Corps Mali, avec des responsabilités de développement, supervision, de gestion de tous les aspects opérationnels de support logistique et administration pour le programme du Mali, y compris pour les bureaux de terrain. Il est en charge de gérer et de coordonner toute la logistique (y compris les achats, la flotte, les Assets), ainsi que la gestion de l’administration. Il s’assurera que les systèmes, les politiques et les procédures en matière de logistique et de l’administration sont en place et fonctionnent de façon harmonisée dans tous les bureaux du pays. Il veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps soient mises en œuvre conformément aux plans de travail et les normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et en temps opportun.

Titre du Poste : SENIOR OPERATIONS OFFICER

Lieu de Travail : Bamako avec des fréquentes visites terrain

Responsabilités spécifiques, Fonctions Essentielles:       

  • Fournir un appui systématique et à temps réel de conception en logistique et administration, coordination, supervision et de suivi de l’équipe des opérations en étroite coordination avec les équipe des programmes pour la mise en œuvre de l’ensemble des plans de travail afin d’atteindre les objectifs des programmes du pays ;
  • Etre le Point Focal National Sécurité en l’absence du responsable pays des opérations et assurer les responsabilités de la sécurité, avec une connaissance, une bonne analyse et maitrise du contexte pour prodiguer des conseils de sécurité au personnel de Mercy Corps Mali.
  • S’assurer que les plans de gestion de la sécurité (SMP) sont en place, mis à jour, et que le personnel en est conscient et respecte les politiques et procédures en place;
  • Veiller à ce que la gestion du patrimoine (propriétés, les véhicules) soient conformes aux normes de sécurité et de sûreté en place ;
  • Participer à la mise en œuvre et gérer les systèmes et procédures standards des opérations de Mercy Corps Mali en conformité avec les politiques et procédures établies ;
  • Fournir un appui conseil dans le cadre du développement, la mise en œuvre et la gestion des systèmes opérationnels, suivant les exigences des systèmes de Mercy Corps, en maintenant le strict respect des procédures et politiques de Mercy Corps ainsi que celles des bailleurs de fonds.
  • Participer à la coordination appropriée et étroite avec le département des Finances pour la mise en œuvre des procédures, surtout de conformité dans le pays ;
  • Travailler avec tout le personnel de MC pour assurer la bonne mise en œuvre des systèmes opérationnels nécessaires requises, avec des déplacements réguliers sur les bureaux terrain pour les appuyer ;

Il est aussi responsable de la pleine adhésion aux systèmes de gestion de Mercy Corps, de conformité et de contrôle tel que décrit dans les manuels Mercy Corps, comme suit:

LOGISTIQUE:

Achats: Participer à la performance de toutes les activités d’achats et d’approvisionnement pour s’assurer que les achats sont effectués en conformité avec les procédures d’achats de Mercy Corps et compléter dans les délais requis. S’assurer que de l’acquisition des exonérations douanières dans le temps requis. La production des drafts des Dossiers d’Appels d’Offre et des contrats d’achat sont faites à temps ;

Gestion de flotte: Participer à la supervision de la performance de toutes les activités liées à la gestion de la flotte en conformité avec les procédures et politiques standards d’Operations de Mercy Corps, y compris l’utilisation claire et concise de véhicules et les motos, leurs consommations de carburant, la gestion de la consommation, la mise en place des plans de mouvements, les réparations et maintenances des engins, le classement systématique mensuel des consommations de carburant des véhicules/motos ;

Gestion des Assets: Participer à la supervision et le suivi de toutes les activités liées à la gestion des biens, des actifs ou des Assets de Mercy Corps Mali, y compris le suivi des bases de données des actifs ou Assets pour tout le programme pays avec une ‘Master list’ centralisée au niveau de Bamako et l’étiquetage physique. Cela va en soit avec la gestion effective des fournitures et biens qui ne sont pas pris en compte comme actifs/Assets ;

CLASSEMENT DES DOSSIERS:

Le Senior Operations Officer veillera à ce que tous les dossiers des opérations soient maintenus et suivi de façon systématique et ordonnée dans tous les bureaux. Les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer ;

Celles-ci comprennent, cette liste n’étant pas limitative ou exhaustive:

Tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus des sièges de Mercy Corps et d’autres pays, sont classés par biens et par expéditeur. Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispaches, documentation d’expédition interne (waybill), et des informations concernant les journaliers, autres équipements), doivent être systématiquement produits et classés par mois, et mis à jour mensuellement.

Manuels, documentation, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.

Des copies des bons de livraison pour tout article acheté à Bamako et transféré aux bureaux de terrain de Mercy Corps Mali.

SECURITE:

  • Le Senior Operations Officer appuiera le point focal pour la sécurité pays. Elle/il travaillera en étroite collaboration avec le responsable des Opérations en appuyant dans la mise en place et la fonctionnalité des systèmes, des politiques et des procédures assurant la sécurité et du personnel, les actifs, les propriétés et les bureaux de Mercy Corps Mali à travers le pays ;
  • Participera à l’élaboration et la mise à jour des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures standards d’opérations (SOP) pour chaque contexte et s’assurer de leur respect.
  • Orienter et former tout le personnel sur les SOPs, et s’assurer qu’ils comprennent bien les procédures et peuvent facilement les respecter ;
  • Participer à la mise à jour et prodiguer des conseils sécuritaires à temps opportun à l’ensemble du personnel, surtout en ce qui concerne les incidents de sécurité dans le pays et dans la région du Sahel en général ;
  • Travailler en étroite collaboration avec le Responsable des Opérations sur les protocoles de sécurité selon le besoin.

TACHES ADMINISTRATIVES:

  • Il veillera au plein respect de tous les systèmes administratifs de Mercy Corps, de la conformité aux politiques et procédures de façon harmonisée et comme décrit dans les manuels de terrain, y compris:
  • La gestion administrative des bureaux
  • La gestion des installations, résidences
  • Assurer la liaison avec les autorités locales et le Gouvernement de la République du Mali pour l’obtention des autorisations légales, les taxes/TVA et autres exemptions selon le besoin
  • Gérer toutes les activités liées à l’administration avec un système de classement clair, systématique et concis,
  • Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Mali.
  • Accomplir toute autre tâche nécessaire.

Rapporte directement au: Responsable des Opérations

Responsabilité de supervision directe: les équipes opérations de Bamako (Achat, flotte, Asset)

Travail directement avec: Directeurs Adjoint, Directeurs des Finances, le personnel des Programmes, le Personnel Ressources Humaines.

EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES:

  • Avoir une expérience d’au moins 05 ans en Logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent. L’expérience avec des ONG internationales est un atout important;
  • Avoir une solide expérience dans la mise en place et la gestion de la logistique et des systèmes d’administration est essentielle ;
  • Avoir une expérience d’au moins 03 ans en tant que Senior Manager dans la logistique et les achats avec de solides compétences organisationnelles, la capacité de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
  • Posséder des capacités pour solutionner les problèmes en s’adaptant et en faisant preuve de flexibilité, patience et de créativité ;
  • Expérience des opérations du type ‘ Titre II’ y compris l’entreposage/distribution des vivres est un atout majeur ;
  • Une compréhension approfondie de la sécurité et de la gestion sécuritaire au Mali est hautement sollicitée ;
  • Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travailler confortablement avec une équipe de diverses origines culturelles ;
  • Avoir d’excellentes compétences en communication orale et écrite, l’organisation et la priorisation sont requises ;
  • Avoir la maitrise du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
  • Avoir de solides compétences en informatique dans les applications MS Office ;
  • Avoir une attention particulière au détail, la capacité de suivre et de suivi des procédures, respect des délais et de travailler de façon autonome, est essentiel ;
  • Pouvoir anticiper et avoir l’aptitude à résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe.

Facteurs de Succès:

  • Avoir une excellente compétence de résolution des problèmes et servir d’intermédiaire entre les programme et le personnel des opérations pour assurer une mise en œuvre qualitative et à temps réel des programmes, tout en assurant la conformité aux politiques des donateurs et celles de Mercy Corps, est essentielle ;
  • Avoir une compréhension claire de la logistique, les achats, l’entreposage, le système d’inventaire et de l’éthique de gestion de l’administration, est requis. La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire ;
  • Un habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour accomplir multiples tâches à la fois dans un délai requis, avec autonomie et sans supervision, est fortement demandée ;
  • La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

Apprentissage Organisationnel :   

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

Date de prise de service : Aout 2021

Le dossier de candidature doit comporter :

  • Un CV actualisé;
  • Une lettre de motivation;
  • La copie des diplômes et des attestations de travail;
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
  • Les noms et contacts de trois personnes de référence dont une du dernier emploi.

Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à ml-talents@mercycorps.org

Préciser clairement en objet la référence et l’intitulé du poste ex. « MC 1811 – Chargé(e) Sénior aux Operations – Bamako

Les dossiers sont recevables jusqu’au Mercredi 23 Juin 2021 à 17h30.

  • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.
  • Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
  • Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont vivement encouragées.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à ml-talents@mercycorps.org