Un (01) Chef de Bureau

  • Temps plein
  • Ségou

Mercy Corps

Avis de recrutement

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement qui aide les populations touchées par les crises à les transformer en opportunités de réaliser leur potentiel.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de : Bureau de Ségou


Réf MC1808– Un (01) Chef de Bureau pour son Bureau de Ségou, Mali.


Hiérarchisation du poste : Directrice pays. 

Résumé du Poste : 

Le Chef de Bureau est chargé de superviser le bureau de terrain avec toutes ses fonctions de soutien (opérations, finances, administration, sécurité, etc.) tout en s’assurant que toutes les activités des programmes sont mises en œuvre. Le Chef de Bureau gérera également la sécurité du personnel, représentera Mercy Corps auprès du gouvernement local, d’autres ONG et d’autres parties prenantes, et rendra compte régulièrement au bureau pays.

Le Chef de Bureau est un leader fort, dynamique et force de proposition, capable de construire une équipe solide et de travailler de manière cohésive avec les responsables de département et la directrice pays pour conduire la vision de changement de Mercy Corps. Le/la titulaire du poste instaurera une culture d’excellence dans le bureau sous sa gestion en veillant au respect des stratégies opérationnelles, programmatiques et sécuritaire de Mercy Corps Mali tout en veillant à l’adhésion par les équipes aux normes et protocoles globales de Mercy Corps.

TACHES ET RESPONSABILITES : 

Stratégie 

  • Contribuer aux évaluations des besoins sur l’étendue de la zone de couverture du bureau terrain en communiquant les éléments de contexte, sécuritaire ainsi que les opportunités et les menaces ;
  • Contribuer au développement / mise à jour de la stratégie de Mercy Corps Mali et assurer la diffusion des priorités stratégiques de Mercy Corps à l’ensemble du bureau terrain.
  • S’assurer que Mercy Corps Mali dispose d’un plan de préparation aux situations d’urgence mis à jour ;
  • En collaboration avec le responsable des programmes, créer et maintenir un environnement de travail coopératif et positif dans lequel tous les membres de l’équipe connaissent leur rôle et responsabilité et participent à la prise de décision

Gestion quotidienne du bureau 

  • Superviser le bon déroulement des activités de routine et de support (opérations, administration, finances) du bureau de terrain.
  • Assurer la supervision du personnel support (opérations, finances) du bureau terrain.
  • Assurer la liaison avec les représentants étatiques selon les directives de l’équipe de coordination pays.
  • Rédiger des correspondances au nom de Mercy Corps avec l’appui de la Directrice Pays, à destination des parties prenantes basées à Mopti.
  • Appuyer les contrôles indépendants sur les systèmes Opération/Finance/HR – contrôles ponctuels des fournisseurs, etc.
  • Conseiller la Directrice et l’équipe de coordination pays sur les politiques et procédures de l’administration local,
  • Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires et partager les comptes rendus avec l’équipe de gestion du personnel.
  • Relayer les informations disséminées par l’équipe de coordination pays aux équipes du bureau de terrain.

Gestion des Opérations  

  • En lien avec les équipes programmes et opérations, anticiper les besoins des programmes et initier les décisions/actions permettant de répondre à ces besoins tout en respectant les systèmes et procédures de Mercy Corps.
  • En collaboration avec le Country Operations Manager et le chargé des opérations terrain, mettre en place des systèmes et des protocoles de vérification réguliers de tous les processus opérationnels initiés ou mises en œuvre par le terrain (contrôles ponctuels, niveaux de vérification supplémentaires, etc.).
  • Contrôler la conformité aux procédures des achats réguliers réalisés par le bureau
  • Faciliter, si nécessaire, tous les aspects de la gestion des assets y compris leur utilisation, leur emplacement et leur retour.
  • Effectuer la vérification avant soumission du rapport mensuel des opérations au Country Opérations Manager.

Support aux programmes 

  • Soutenir le développement et la gestion d’une structure de support durable (opérations, finances, ressources humaines, sécurité), capable de faciliter la mise en œuvre opportune, transparente et de qualité de la programmation humanitaire de Mercy Corps dans la région
  • Travailler en collaboration avec les équipes programmes et soutenir le développement de notes conceptuelles et des propositions de haute qualité.
  • Fournir l’appui technique et méthodologique dans la coordination, la supervision et l’évaluation de la gestion administrative et logistique pour l’atteinte des objectifs de tous les programmes / projets.
  • Identifier les principales menaces pouvant influer sur la qualité du programme et les impacts éventuels et en informer le bureau de Bamako.
  • Contribuer à l’élaboration des rapports hebdomadaire et sur les activités des programmes en coordination avec les autres membres de l’équipe locale ;

Gestion des Finances  

  • S’assurer une utilisation efficace, efficiente et transparente des ressources financières, matérielles, et les ressources en nature destinées à la mise en œuvre du programme en conformité avec les procédures de Mercy Corps ;
  • Effectuer le contrôle, le suivi du remboursement du paiement des fournisseurs et de la réalisation des activités sur le terrain.
  • Travailler en collaboration avec le finance officer pour soumettre des demandes de trésorerie sur le terrain.
  • S’assurer le respect des politiques financières de MC Mali
  • Identifier et faire remonter les lacunes dans nos systèmes et procédures opérationnelles standards.
  • S’assurer le respect des dépenses selon la matrice d’autorisation des approbations
  • S’assurer le contrôle physique régulier de la caisse

Ressources Humaines et Administration 

  • S’assurer que tous les membres de l’équipe support disposent de fiches de postes desquels des plans de travail avec des objectifs clairs sont élaborés
  • Assurer la gestion des ressources humaines du bureau en collaboration avec le département RH et Admin de Bamako.
  • S’assurer que tous les membres de l’équipe ont suivi un processus d’orientation au plus tard 2 mois après leur prise de poste.
  • S’assurer que tous les membres du personnel terrain ont suivi toutes les formations essentielles de Mercy Corps (Orientation Sécurité, Code de conduite, les essentiels de Mercy Corps. etc.)
  • Surveiller les recrutements locaux pour assurer la transparence et l’équité (à la fois pour les postes à temps plein et journaliers).
  • Mettre à jour la liste des enquêteurs au niveau du bureau de Ségou
  • Aider le Responsable des ressources humaines, au besoin, dans l’évaluation des besoins et l’organisation des formations pour le personnel afin de s’assurer qu’il est correctement formé pour atteindre les objectifs de MC.
  • S’assurer de la planification des congés de l’équipe terrain selon la politique des congés de Mercy Corps.
  • Veuillez à ce que toutes le manuel du personnel national est compris de tous et être le gardien de son application sur le terrain.
  • S’assurer que l’ensemble des membres de l’équipe terrain ont des plans de performances individuels (y compris les nouveaux employés en période d’essai) et assurer le suivi des évaluations de performances dans les délais par les superviseurs.
  • Assurer la vérification et la soumission en temps opportun des feuilles de temps (timesheets) au service des ressources humaines et de l’administration
  • Mettre à jour de façon régulière l’organigramme de l’équipe du bureau terrain.

Gestion de la sécurité 

  • Participer à l’évaluation sécuritaire des zones d’intervention de Mercy Corps et à l’élaboration des politiques et procédures sécuritaires.
  • Garantir que les systèmes et les procédures sécuritaires de Mercy Corps sont en place et opérationnels et entreprendre des évaluations régulières des menaces, de la vulnérabilité et des risques.
  • S’assurer de la bonne compréhension et du respect des procédures sécuritaires de Mercy Corps à l’ensemble du Staff ;
  • S’assurer d’un briefing quotidien et régulier des membres de l’équipe ainsi que des visiteurs occasionnels.
  • Assurer la gestion quotidienne de la sécurité des équipes, des bureaux et biens sous sa responsabilité – sensibilisation aux changements contextuels, etc.
  • Participer aux réunions sécuritaires dans la région et communiquer les mises à jour aux points focaux de sécurité de Bamako.

Représentation & Coordination 

  • En collaboration avec le responsable des programmes du bureau terrain, assurer la représentation de Mercy Corps auprès des autorités et des partenaires étatiques, nationaux et internationaux dans la zone des activités des programmes.
  • S’assurer que les partenaires et à la population ont une bonne compréhension des activités et les objectifs des programmes de Mercy Corps.
  • Entretenir une collaboration professionnelle avec les partenaires des services étatiques en place,

Expériences et qualifications requises : 

  • Disposer d’au moins une licence ou équivalent en Gestion des organisation, gestion des opérations, administration et finances, sciences économiques et sociales ;
  • Disposer d’au moins 5 années d’expériences de travail dans le secteur humanitaire dont 2 ans en tant que gestionnaire de bureaux y compris des programmes multisectoriels.
  • Expérience précédente de la gestion d’équipes.
  • Expérience en matière des opérations (logistique, achats, assets etc) ainsi que de la gestion des ressources humaines.
  • Expérience en gestion de la sécurité dans des environnements non-sécurisés
  • Expérience en représentation sur le terrain avec les principales parties prenantes et coordination avec d’autres ONG et ONU.
  • Excellentes capacités de communication oral et écrite notamment la capacité à rédiger des rapports clairs et bien argumentés.
  • Avoir une bonne maîtrise du français un bon niveau de communication en anglais ∙ Posséder de fortes expériences pour la formation et l’encadrement d’un personnel de haut niveau ainsi que des capacités avérées de supervision et de leadership.
  • Etre disposé à effectuer de missions régulières de supervision sur le terrain.
  • Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook, Gestionnaire de Base de données…).

D’autres facteurs :  

Lien hiérarchique : Directrice au Pays

Supervision hiérarchique : Chargé des opération, chargé des finance, chargé de la sécurité du bureau terrain.

Travailler directement avec : Le responsable des programmes ainsi que les équipes Programmes et MEL terrain, le Directeur des Programmes, responsables Finances, RH, Operations, et d’autres.

Apprentissage : 5% du temps de service sera consacré à la formation, la lecture et d’autres formes d’acquisition de nouvelles capacités, d’information ou de savoir.

Facteurs de Succès : 

Dynamisme et initiative personnelle. Capacité d’interrelation d’une manière effective avec le personnel international et local. Une capacité démontrée de polyvalence, respect de délais et une capacité d’adaptation face aux changements des circonstances et informations tendant à changer des activités du programme. Des normes professionnelles d’éthique et aussi une bonne volonté et bonne capacité de se conformer aux règlements de Mercy Corps et aux politiques et procédures des bailleurs.

Date de prise de service : Juin 2021 

Le dossier de candidature doit comporter : 

  • Un CV actualisé ;
  • Une lettre de motivation ;
  • La copie des diplômes et des attestations de travail ;
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
  • Les noms et contacts de trois personnes de référence dont une du dernier emploi.

Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à ml-talents@mercycorps.org Préciser clairement en objet la référence et l’intitulé du poste ex. « MC 1808 – Un Chef de Bureau – Ségou 

Les dossiers sont recevables jusqu’au Vendredi 17 Mai 2021 à 17h30.  

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens. Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont vivement encouragées.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à ml-talents@mercycorps.org