Responsable Achats – Juridique

  • Temps plein
  • Bamako

Expertise France

Avis de recrutement

Responsable Achats – Juridique – Mali (H/F)

  • SITUATION / POSITION: Direction des Opérations

Pays ou zone géographique : poste basé à Bamako (déplacements à Paris au siège d’EF)

DESCRIPTION DE LA MISSION

La/le responsable achats-juridique est sous l’autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Fonctions transversales et est en lien étroit avec le département des affaires juridiques (DAJ) basé au siège à Paris.

La/le responsable achats-juridique seconde la Coordinatrice des Fonctions Transversales pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau.

Elle/Il supervise les processus d’achat nécessaires à l’accomplissement des activités, dans le respect de la règlementation et des procédures applicables à Expertise France.

Elle/il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets.

La/le responsable achats-juridique assure la formation continue des équipes aux procédures de marchés publics et de subventions, en lien et/ou en appui avec le DAJ.

Elle/Il assure le reporting juridique du bureau.

Elle/il assure l’intérim de la coordinatrice des Fonctions transversales sur les questions juridiques en cas d’absence.

Elle pilote et manage l’activité de l’équipe Achats.

MISSIONS : les principales missions confiées au responsable achats – juridique sont les suivantes :

Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

  • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat
  • Supervision du suivi des demandes d’achat et de l’avancement du traitement des commandes
  • Apporter un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats, et la rédaction de contrats
  • Valider les dossiers d’achats/de subventions et les contrats y afférents
  • Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation interne (coordination et siège) selon la réglementation applicable à Expertise France et particulier le règlement des marchés publics et subventions
  • Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles applicables.
  • Elaborer les plans de passation de marchés pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser la mise à jour
  • Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider par la CFT avant envoi au service dédié au siège
  • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes
  • Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers d’appels d’offres et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (code la commande publique, CCAG, droit de la construction…)

Passation et supervision de subventions selon les règles d’Expertise France

  • Superviser les appels à proposition en lien avec les opérationnels ;
  • Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;
  • Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;
  • Valider la sélection des bénéficiaires selon les procédures EF ;
  • Préparer les contrats de subvention en lien avec le département des affaires juridiques ;
  • Assurer le suivi des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux)/délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;
  • S’assurer du respect des règles EF auprès des bénéficiaires ;
  • Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et la CFT;
  • Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaires ;
  • Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques.

Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats

  • Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ;
  • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national ;
  • Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau ;
  • Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison ;
  • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs.

Ressources humaines

  • Préparer les plannings des équipes achats sous sa responsabilité ;
  • Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
  • Superviser la bonne réalisation des plannings de son équipe ;
  • Former les équipes d’achat aux procédures ;
  • Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés ;
  • Participer au briefing des nouveaux arrivants.

Capitalisation / Reporting / Représentation

  • Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;
  • Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;
  • Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne ;
  • Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels achat ;
  • Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs;
  • Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets ;
  • Faire le lien avec le cabinet d’avocat quand nécessaire ;
  • Participer aux chantiers du département des Affaires Juridiques si demandé.

DESCRIPTION DU CONTEXTE :

Il/Elle interviendra au sein du bureau de Bamako, 1er pays d’intervention d’Expertise France dans la région Sahel. Le Bureau de Bamako met en œuvre une dizaine de projets soutenus essentiellement par l’Union Européenne, l’AFD et le Ministère des Affaires Etrangères Français couvrant l’ensemble des axes d’intervention de l’Agence :

  • La paix, stabilité et, sécurité internationale
  • La gouvernance démocratique et les droits humains
  • La gouvernance économique et financière
  • Le développement durable, climat et agriculture ;
  • La santé et développement humain

PROFIL SOUHAITE :

Qualifications :

  • Formation supérieure droit, avec une spécialisation en droit public, droit de la construction ou marchés publics
  • Bonne connaissance des règles applicables aux opérations de travaux sous maîtrise d’ouvrage publique, en particulier loi MOP, CCAG travaux
  • Connaissance des règles bailleurs et notamment le PRAG (UE) ;
  • Capacité à travailler dans un contexte exigeant ;
  • Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
  • Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
  • Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;
  • Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
  • Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
  • Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.

Expérience professionnelle :

  • Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire ;
  • Expérience d’encadrement d’équipe ;
  • Expérience dans les achats publics de travaux ;
  • Expérience avec bailleurs de fonds (Union Européenne) et reporting financier un plus

Type de contrat : CDDU, 12 mois renouvelables

Date de prise de fonctions : Dès que possible

Rémunération : selon profil

Pour postuler à ce poste veuillez visiter www.expertisefrance.fr.