Human Resources & Administration Manager

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CNFA

Job Announcement/ Avis de recrutement

Human Resources (HR) and Administration Manager

Mali Market Systems Activity

Sikasso Sub-Zone

About CNFA:

CNFA is an international agricultural development organization that specializes in the design and implementation of sustainable, enterprise-based agrarian initiatives. We work with businesses, foundations, governments, and communities to build customized local and global partnerships that meet the world’s growing demand for food. Since our inception in 1985, we have designed and implemented enterprise-based agricultural development initiatives to facilitate market access, enhance agribusiness competitiveness, increase productivity, and improve access to inputs and financing in 47 countries worldwide.

Project Background:

The USAID – funded Mali Market Systems Activity, Sɛnɛ Sugu (“agricultural market” in Bambara), is a five –  year project, starting in early 2021 and implemented by CNFA. Sene Sugu aims to empower private and public market actors across the market system in 46 communes in the Sikasso sub-zone to affect sustainable, systemic change. Sɛnɛ Sugu interventions will address constraints to and foster beneficial relationships across the market system, transforming it from fragmented and informal to vibrant, organized, and inclusive.

Job Location: Bamako, Mali

Duties and Responsibilities:

Working under the direct supervision of the Director of Finance and Administration, Sene Sugu Human Resources (HR) and Administration Manager will perform duties, including but not limited to:

  • Execute all HR functions in compliance with Mali’s labor laws, USAID, and CNFA rules and regulations;
  • Respond in a timely and professional manner to questions and service requests from employees, providing excellent customer service and communication with context;
  • Support the implementation of CNFA ethics and compliance guidelines;
  • Train and update Sene Sugu office staff in Bamako and Sikasso on project-related HR policies, procedures and regulations;
  • Develop job descriptions and take ownership of staff recruitment activities, working closely with the COP, DCOP, DFA and CNFA HR Department;
  • Check new candidates’ professional references, and send to headquarters only highly qualified and experienced candidates for final review, employment processing, and onboarding procedures;
  • Process and review employment applications according to CNFA HR procedures;
  • Ensures that all staffs are informed of organizational policies and procedures and of any changes;
  • Prepare local staff employment contracts and service agreements in compliance with CNFA and local labor laws
  • Oversee the creation and regular maintenance of personnel files, hiring, employment contracts, compensation issues, performance review, leave schedules, timesheets, severance issues, staff management and other personnel paperwork;
  • Monitor and document the accrual and use of employee annual, holiday, maternity and sick leave, manage staff benefits
  • Monitor and evaluate project’s human resources systems
  • Cooperate with other members of the Finance and Administration Team to ensure that all actions and decisions are aligned with project vision and goals
  • Help administer the health insurance program for the staff
  • Support the Director of Finance and Administration in the operational management of programs and policies relating to employee relations, compensation, benefits, security, performance and recruitment;
  • Ensure compliance with USAID regulations, national employment laws and CNFA employment procedures;
  • Ensure adequate classification and periodic updating of individual and collective files of Sene Sugu personnel;
  • Coordinate and manager annual Performance review for all of the Sene Sugu staff;
  • Ensure appropriate archiving of the various recruitment processes carried out for CNFA/Sene Sugu staff;
  • Track exemptions and tax payments and tax issues for Sene Sugu Offices;
  • Review and approve drivers’ overtime.
  • Other duties as assigned.

Key Qualifications:

  • Eight (8) years of experience in administration and Human resources management roles for USAID funded programs of similar size and scope
  • Demonstrated knowledge of Mali Labor codes, insurance, personal income tax, and other HR – related laws and regulations
  • Strong interpersonal skills
  • Proven successful record in managing staff complaints and issues
  • Bachelors degree in a related field, or Diploma with two more years of experience
  • Written and oral English proficiency and French fluency
  • Experience in the International NGOs registration process in Mali
  • Deep understanding of the Mali context.

This position is open to Malian Nationals or Residents of Mali only.


Avis de recrutement

Responsable des ressources humaines (RH) et de l’administration

Activité des Systèmes de Marché du Mali

Sous zone de Sikasso

A propos de CNFA

CNFA est une organisation internationale de développement agricole spécialisée dans la conception et la mise en œuvre d’initiatives agraires durables, basées sur l’établissement des entreprises. Nous travaillons avec des entreprises, des fondations, des gouvernements et des communautés pour établir des partenariats locaux et mondiaux personnalisés qui répondent à la demande croissante de produits alimentaires dans le monde. Depuis notre création en 1985, nous avons conçu et mis en œuvre des initiatives de développement agricole basées sur l’établissement des entreprises pour faciliter l’accès au marché, renforcer la compétitivité de l’agroalimentaire, augmenter la productivité et améliorer l’accès aux intrants et au financement dans 47 pays du monde entier.

Contexte du Projet

L’activité des systèmes de marché du Mali, financée par l’USAID, Sɛnɛ Sugu (“marché agricole” en bambara), est un projet de cinq ans, qui débutera au début de 2021 et sera mis en œuvre par la CNFA. Sene Sugu vise à habiliter les acteurs privés et publics du marché à travers le système de marché dans 46 communes de la sous-zone de Sikasso pour apporter un changement systémique et durable. Les interventions de Sene Sugu adresseront aux contraintes et favoriseront des relations bénéfiques dans l’ensemble du système de marché, le transformant de fragmenté et informel à dynamique, organisé et inclusif.

Lieu de travail: Bamako, Mali

Poste et responsabilités:

Travaillant sous la supervision directe du directeur des finances et de l’administration, le directeur des ressources humaines (RH) et de l’administration de Sene Sugu exercera des fonctions, y compris, mais sans s’y limiter:

  • Exécuter toutes les fonctions RH conformément aux lois du travail du Mali, aux règles et règlements de l’USAID et de la CNFA;
  • Répondre de manière opportune et professionnelle aux questions et demandes de service des employés, en offrant un excellent service à la clientèle et une communication avec le contexte;
  • Soutenir la mise en œuvre des directives d’éthique et de conformité CNFA;
  • Former et mettre à jour le personnel du bureau de Sene Sugu à Bamako et Sikasso sur les politiques, procédures et réglementations liées RH au projet;
  • Élaborer des descriptions de poste et s’approprier les activités de recrutement du personnel, en étroite collaboration avec le département RH de CNFA, COP, DCOP et DFA;
  • Vérifier les références professionnelles des nouveaux candidats et envoyer au siège uniquement des candidats hautement qualifiés et expérimentés pour examen final, traitement des candidatures et procédures d’intégration;
  • Traiter et examiner les demandes d’emploi selon les procédures de RH de CNFA;
  • S’assure que tous les membres du personnel sont informés des politiques et procédures organisationnelles et de tout changement;
  • Préparer les contrats de travail du personnel local et les contrats de service conformément à la CNFA et aux lois du travail locales;
  • Superviser la création et la tenue à jour régulière des dossiers du personnel, l’embauche, les contrats de travail, les questions de rémunération, l’examen du rendement, les horaires de congé, les feuilles de temps, les problèmes d’indemnités de départ, la gestion du personnel et d’autres documents relatifs au personnel;
  • Surveiller et documenter l’accumulation et l’utilisation des congés annuels, vacances, maternité et maladie des employés, gérer les avantages du personnel;
  • Surveiller et évaluer les systèmes de ressources humaines du projet;
  • Coopérer avec les autres membres de l’équipe des finances et de l’administration pour s’assurer que toutes les actions et décisions sont alignées sur la vision et les objectifs du projet;
  • Aider à administrer le programme d’assurance maladie pour le personnel;
  • Soutenir le directeur des finances et de l’administration dans la gestion opérationnelle des programmes et politiques relatifs aux relations avec les employés, à la rémunération, aux avantages, à la sécurité, à la performance et au recrutement;
  • Assurer le respect des réglementations de l’USAID, des lois nationales sur l’emploi et des procédures d’emploi de la CNFA;
  • Assurer une classification adéquate et une mise à jour périodique des fichiers individuels et collectifs du personnel de Sene Sugu;
  • Coordonner et gérer l’examen annuel des performances de l’ensemble du personnel de Sene Sugu;
  • Assurer un archivage approprié des différents processus de recrutement menés pour le personnel de CNFA / Sene Sugu;
  • Suivre les exonérations et les paiements d’impôts et les problèmes fiscaux pour les bureaux Sene Sugu;
  • Examiner et approuver les heures supplémentaires des conducteurs.
  • Autres tâches assignées.

Qualifications clés:

  • Huit (8) ans d’expérience dans des rôles d’administration et de gestion des ressources humaines pour des programmes financés par l’USAID de taille et de portée similaires
  • Connaissance avérée des codes du travail du Mali, de l ‘assurance, de l’ impôt sur le revenu des particuliers et des autres lois et réglementations relatives aux RH
  • Solides compétences interpersonnelles
  • Expérience éprouvée dans la gestion des plaintes et des problèmes du personnel
  • Baccalauréat dans un domaine connexe ou diplôme avec deux années d’expérience supplémentaires
  • Maîtrise de l’anglais et du français écrit et oral
  • Expérience dans le processus d’enregistrement des ONG internationales au Mali
  • Compréhension approfondie du contexte malien.

Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants maliens ou résidents du Mali.

Pour postuler à ce poste veuillez visiter cnfa.hua.hrsmart.com.