Assistant(e) Admin-Finance-Logistique

  • Temps plein
  • Bamako

ACTED

Avis de recrutement

  • Référence : ASSIST-ADMIN-FIN & LOG/BKO/05/2021
  • Département : Programme
  • Poste : Assistant(e) Admin-Finance-Logistique
  • Nombre de place : 01
  • Localisation : Bamako
  • Durée du contrat : 4 mois avec possibilité de renouvèlement
  • Date de début : Immédiate

ACTED

ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.

ACTED intervient aujourd’hui, dans 34 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie environ 300 expatriés et près de 4000 nationaux.

Profil pays

ACTED est présente au Mali depuis avril 2012, date à laquelle une équipe a été envoyée afin de lancer des programmes d’urgence en réponse à la crise complexe que subit le pays. Depuis, ACTED a travaillé et travaille toujours dans différents secteurs d’intervention :

  • sécurité alimentaire et appui à la relance économique
  • lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
  • accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
  • appui à l’éducation et à la formation professionnelle
  • appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
  • appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre
  • Prévention et lutte contre la Maladie à Virus Ebola.

Profil de poste

L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de poste.

Termes de référence

OBJECTIFS

L’assistant administratif, finance et logistique aura pour responsabilité d’assister le chargé administratif, finance et logistique dans la mise en œuvre des projets REACH, en respect des procédures définies par les différents départements administratif, financier, logistique et T&C d’ACTED Mali.

TACHES

Finance

  • Assister le suivi des finances de tous les projets REACH Mali, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assister dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance ACTED ;
  • Assister le suivi finance pour tout projet REACH mis en œuvre conjointement avec d’autres partenaires en Mali ;

Administratif / RH

  • Assister le recrutement du personnel REACH, notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH REACH et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination REACH ;
  • Faire le suivi entre le département RH ACTED et les équipes REACH concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes REACH ;
  • Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes REACH devraient avoir à préparer.

Logistique

  • Appuyer les équipes REACH dans la planification, budgétisation, achat et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets REACH au Mali ;
  • Connaitre et maitriser les procédures logistique d’ACTED, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes REACH afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis ;
  • Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique ACTED ;
  • Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements REACH avec le département logistique ACTED. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logicielles, etc.

FLAT

  • Compiler tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière ;
  • Préparation et suivi des audits externes. Organiser la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.

Reporting/communication

  • Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs ACTED Mali à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités REACH ;
  • Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrée, avec une capacité à proposer des solutions ;
  • Respect des procédures sécuritaires ACTED et assurer leur application ;

COMPETENCES SOUHAITEES

  • Excellente maitrise d’Excel, et de la suite Microsoft Office en général
  • Expérience en admin, fin et logistique en ONG/ONGI de 1 an et demi minimum
  • Diplôme Licence en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
  • Capacité à développer des relations professionnelles étroites
  • Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée
  • Excellente maitrise du français à l’oral et à l’écrit,

CONDITIONS

  • Salaire défini par la grille de salaire nationale ACTED ; le niveau de qualification, l’expertise et la performance sont considérés comme des bonus.

Lieu de travail :

  • Ce poste est basé à Bamako, mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED.

Pour postuler

Merci de nous faire parvenir au plus tard le 14 Mai 2021 à 17h00, votre candidature en français avec :

  • Une lettre de motivation ;
  • Un Curriculum vitae ne dépassant pas 3 pages ;
  • Les copies de(s) diplôme(s) (aucun original ne sera accepté) ;
  • Les copies des attestations de services rendus.

A l’adresse suivante : mali.jobs@acted.org  Avec en référence dans l’objet : ASSIST-ADMIN-FIN & LOG/BKO/05/2021 

Ou de déposer vos dossiers à l’adresse ci-dessous :

Référence : ASSIST-ADMIN-FIN & LOG/BKO/05/2021

ACTED Mali/Bamako/Koro/Gao/Ménaka/Douentza ou Sévaré

BP E 985, Rue 145, porte 612 Quartier Korofina Nord, Bamako, Mali

NB :

  • Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus
  • Les dossiers remis ne seront pas restitués
  • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à mali.jobs@acted.org